Dein Großkunde will E-Rechnungen – bereit in 10 Minuten

Veröffentlicht am 25. September 2026

← Zurück zum Pillar: E-Rechnung für Freelancer und kleine Unternehmen Verwandte Artikel: ZUGFeRD oder XRechnung? · Die 6 häufigsten Fehler

Bereit für E-Rechnungen in vier Schritten: Vier Schritte zur ersten E-Rechnung: 1. eigene USt-IdNr. im Firmenprofil hinterlegen, 2. USt-IdNr. und Anschrift beim Kunden ergänzen, 3. Rechnung erstellen und als E-Rechnung erzeugen, 4. ZUGFeRD-PDF versenden und bei Bedarf die XRechnung mitschicken.

Wenn ein großer Kunde E-Rechnungen verlangt, brauchst du keine Buchhaltungssoftware und keinen Systemwechsel. Vier Schritte genügen: deine USt-IdNr. im Firmenprofil hinterlegen, USt-IdNr. und Anschrift des Kunden ergänzen, die Rechnung als E-Rechnung erzeugen und das ZUGFeRD-PDF schicken – bei Bedarf zusätzlich die XRechnung-Datei. Einmal eingerichtet, ist jede weitere E-Rechnung nur noch ein Häkchen.

Warum der Kunde früher fragt, als das Gesetz es verlangt

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen ab 2027 selbst E-Rechnungen senden und stellen dafür ihre gesamte Buchhaltung um. Wer schon dabei ist, will auch die Eingänge automatisch verarbeiten – und bittet alle Lieferanten um E-Rechnungen, auch solche, für die die Pflicht erst 2028 gilt.

Schritt 1: Deine eigenen Daten vervollständigen

Eine E-Rechnung muss genau ausweisen, wer die Rechnung stellt. Hinterlege in deinem Firmenprofil den vollständigen Namen, die Anschrift und deine USt-IdNr.

Schritt 2: Die Kundendaten vervollständigen

Ergänze beim Kunden die USt-IdNr. und eine vollständige Postanschrift. Weil du die Kundendaten nur an einer Stelle pflegst, gilt das für alle künftigen Rechnungen an diesen Kunden – nicht nur für die nächste. Mehr dazu: Kundendaten nur einmal eingeben

Schritt 3: Die Rechnung als E-Rechnung erzeugen

Erstelle die Rechnung wie gewohnt aus deiner Vorlage oder direkt aus dem angenommenen Angebot. In SmoovOps (ab dem Starter-Tarif) setzt du vor dem Speichern das Häkchen "Als E-Rechnung erstellen (ZUGFeRD)". Fehlt eine Angabe, sagt dir SmoovOps genau, welche – deine Rechnung geht dabei nicht verloren.

Schritt 4: Senden

Schick deinem Kunden das ZUGFeRD-PDF per E-Mail – das ist ein zulässiger Übertragungsweg. Verlangt er ausdrücklich XRechnung, hängst du die zusätzlich erzeugte XRechnung-Datei an.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmensberater bekam im Oktober eine Lieferantenmitteilung seines größten Kunden: "Ab 1.1.2027 akzeptieren wir nur noch E-Rechnungen." Er hatte seine USt-IdNr. längst im Profil, beim Kunden fehlte nur die Postanschrift. Nach zehn Minuten war die erste E-Rechnung verschickt; die Buchhaltung des Kunden bestätigte die automatische Verarbeitung am nächsten Tag.

Was du jetzt tun kannst

Prüfe für deine drei wichtigsten Firmenkunden, ob USt-IdNr. und Postanschrift vollständig hinterlegt sind. Das ist der Teil, der am häufigsten fehlt – und der einzige, der Zeit kostet.

FAQ

Muss ich meine Rechnungsvorlage ändern? Nein. Die E-Rechnung entsteht aus denselben Daten wie deine normale Rechnung; das Layout bleibt.

Kann ich die E-Rechnung per E-Mail schicken? Ja. Die E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg für E-Rechnungen.

Was, wenn meinem Kunden die ZUGFeRD-Datei nicht reicht? Dann schickst du die XRechnung-Datei, die SmoovOps zusätzlich zu jeder E-Rechnung erzeugt. Für Behörden gelten oft weitere Vorgaben wie eine Leitweg-ID – kläre das vorab.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.

Alles auf 13 Seiten: Hol dir unser kostenloses Heft E-Rechnung kompakt als PDF – mit Entscheidungsbaum, Fehler-Check und Umstellungsplan – und erhalte den SmoovOps-Newsletter. → Zum Heft