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E-Rechnung für Freelancer und kleine Unternehmen – der komplette Leitfaden 2025–2028

Veröffentlicht am 14. August 2026

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E-Rechnung: die drei Stichtage: Zeitstrahl mit drei Stichtagen: Seit 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Papier und PDF sind beim Senden noch erlaubt. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen senden. Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen. Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können – auch Freelancer und Kleinunternehmer. Beim Senden gibt es Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle, die an andere Unternehmen im Inland fakturieren. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden. Dieser Leitfaden zeigt die Bausteine im Überblick; Details stehen in den verlinkten Artikeln.

Warum die E-Rechnung gerade jetzt dein Thema ist

Die E-Rechnung ist keine neue Software-Mode, sondern eine gesetzliche Umstellung, die jede B2B-Rechnung in Deutschland betrifft. Für viele Selbstständige ist sie der Moment, in dem sie ohnehin auf ihren Rechnungsprozess schauen müssen – und merken, wie viele Zwischenschritte darin stecken: Angebot in Word, Rechnung in einem Tool, Zahlungseingang im Online-Banking, Ablage in einem Ordner. Wer die Umstellung nutzt, um diese Kette zu verbinden, spart am Ende mehr Zeit, als die Umstellung kostet.

Die wichtigsten Bausteine im Überblick

  1. Verstehen, was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF per E-Mail keine ist. → Was ist eigentlich eine E-Rechnung – und warum ist ein PDF keine?
  2. Wissen, welche Frist für dich gilt – in drei Fragen. → Was gilt 2025, 2027, 2028? Der Entscheidungsbaum für deine Rechnungen
  3. Das passende Format wählen – ZUGFeRD oder XRechnung. → ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauchst du?
  4. E-Rechnungen empfangen können – die Pflicht, die schon gilt. → E-Rechnungen empfangen: was du seit 2025 können musst
  5. Als Kleinunternehmer die Regeln kennen – was du musst und was nicht. → Kleinunternehmer und E-Rechnung: was du musst – und was nicht
  6. Das Senden einrichten, bevor ein Kunde danach fragt. → Dein Großkunde will E-Rechnungen – bereit in 10 Minuten
  7. Typische Fehler vermeiden, die dich oder deinen Kunden die Vorsteuer kosten können. → Die 6 häufigsten Fehler bei E-Rechnungen
  8. Richtig aufbewahren – acht Jahre, im Originalformat. → E-Rechnungen aufbewahren: was du 8 Jahre lang behalten musst
  9. Den ganzen Ablauf verbinden – vom Angebot bis zur Zahlung. → Die E-Rechnung ist nicht der ganze Job

Die drei Stichtage im Detail

AbEmpfangenSenden
1.1.2025Pflicht für alle UnternehmenPapier weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung des Kunden
1.1.2027Pflicht für alle UnternehmenE-Rechnung Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag – sonst Papier/PDF noch erlaubt
1.1.2028Pflicht für alle UnternehmenE-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen

Ausnahmen beim Senden: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen und Rechnungen an Privatkunden (B2C).

Praxisbeispiel

Eine Grafikdesignerin mit rund 60.000 € Jahresumsatz ging davon aus, dass die E-Rechnung sie erst 2028 betrifft. Dann schickte ihr größter Auftraggeber im Herbst eine Mitteilung: Ab Januar 2027 nimmt seine Buchhaltung nur noch E-Rechnungen an, um alle Eingänge automatisch zu verarbeiten. Rechtlich hätte sie bis 2028 Zeit gehabt – praktisch hatte sie drei Monate. Weil sie ihr Firmenprofil und die Kundendaten einmal sauber gepflegt hatte, war die Umstellung an einem Nachmittag erledigt.

Was du jetzt tun kannst

  1. Prüfe mit dem Entscheidungsbaum, welche Frist für dich gilt.
  2. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst – das gilt bereits.
  3. Frag deine drei größten Kunden, ob sie ab 2027 E-Rechnungen erwarten.

FAQ

Muss ich als Freelancer schon jetzt E-Rechnungen senden? Nein, nicht zwingend. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das Senden wird ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 Pflicht – sofern du an Unternehmen im Inland fakturierst und kein Kleinunternehmer bist.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung? Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist rechtlich eine "sonstige Rechnung".

Betrifft mich die E-Rechnung, wenn ich nur an Privatkunden verkaufe? Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, sobald du selbst bei anderen Unternehmen einkaufst.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung sende, obwohl ich muss? Dann erfüllt deine Rechnung die formalen Anforderungen nicht. Dein Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird eine korrekte E-Rechnung anfordern – das kostet Zeit und Vertrauen.

Alle Artikel in diesem Cluster: Was ist eine E-Rechnung? · Der Entscheidungsbaum 2025–2028 · ZUGFeRD oder XRechnung · E-Rechnungen empfangen · Kleinunternehmer und E-Rechnung · Bereit in 10 Minuten · Die 6 häufigsten Fehler · E-Rechnungen aufbewahren · Nicht der ganze Job

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Er fasst die Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland verständlich zusammen. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.

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